Kalmar kommun utvecklar AI för hållbar bemanning

Det går inte att ta miste på engagemanget när Mirelle Mård, Niklas Hörling och Tilda Back äntrar scenen under konferensen TechHeads, där de var inbjudna av eHealth Arena som talare i e-hälsospåret. De pratar möjligheter med AI för schemaläggning och publiken sugs med i deras entusiasm. Plötsligt kan ingen tänka sig någon annan lösning på framtidens bemanning än den de beskriver.

Schemaplanering är grunden för att lyckas med hållbar bemanning. Det handlar om ekonomi, med effektivt nyttjat humankapital, och kvalitet, med rätt medarbetare på rätt plats.
– Det är två tal som alla pratar om inom offentlig sektor, nämligen 125 och 75. En åldrande befolkning leder till att 125 procent av välfärden måste utföras med 75 procent av resurserna, säger Mirelle Mård, verksamhetsstrateg i Kalmar kommun.

Mirella Mård och Niklas Hörling från Kalmar Kommun föreläser tillsammans med Tilda Back, grundare av Konvoj.

Hon och digitaliseringschef Niklas Hörling har startat ett förbättringsarbete inom omsorgsförvaltningen och socialförvaltningen med fokus på innovation med hjälp av AI. De samarbetar med matematiker Tilda Back. Hennes företag Konvoj har utvecklat en AI-driven schemaoptimeringsplattform som en del av Sahlgrenska Science Parks acceleratorprogram.
– Riktigt vass teknik kommer att behövas i personalschemat för hemtjänsten, säger Tilda Back, som tidigare jobbat med schemaoptimering inom flygindustrin.

Schemat påverkar både verksamheter, brukare och medarbetare. Idag har den offentliga budgeten ett mer pressat läge, brukarna blir allt äldre med mer komplexa vårdbehov och medarbetarna berörs av EU-direktiv och andra förväntningar på arbetslivet. Att lösa planeringsproblem är ett av alla tillämpningsområden inom AI.
– Vår schemaläggningsplattform är just nu ute i skarpt läge hos 5 pilotkunder. Hittills har vi sett stor potential för verksamheterna genom minskade kostnader för både övertid och vikarier tack vare jämnare bemanning. Brukarna får bättre kontinuitet och kvalitet på omsorgen. För medarbetarna finns indikationer på lägre sjukskrivningstal, berättar Tilda Back.

Dagens schemaläggning sker manuellt, vilket är mycket tidskrävande och ineffektivt ur resurssynpunkt.
– För oss är drivkraften enkel. Så mycket som 80 procent av budgeten påverkas av schemat. Nu kommer vi att laborera med schemaoptimeraren och utifrån det se hur vi kan förändra vårt arbetssätt, säger Mirelle Mård.

Både hon och Niklas Hörling är medvetna om att rätt förmågor måste vara med i verksamhetsutvecklingen för att den ska hålla i längden.
– Vi ser att det här initiativet skulle kunna gå att skala upp inom kommunens övriga verksamheter, såsom utbildning, service och kultur & fritid. De är schemastyrda allihop och här skulle vi kunna samverka på ett riktigt bra sätt, säger Niklas Hörling.